On peut décomposer le recueil de données en quatre éléments principaux : la nature des données collectées, le mode de collecte de données, la nature du terrain d’observation et de l’échantillon et les sources de données. Chacun de ces éléments doit pouvoir être justifié au regard de la problématique et de la méthode d’analyse choisie, de manière à montrer la cohérence de l’ensemble, en tenant compte, de plus, de la faisabilité des choix effectués.
Identifier les informations nécessaires pour répondre à la problématique suppose que le chercheur connaisse la théorie ou les théories susceptibles d’expliquer le phénomène étudié. Ceci semble évident pour des recherches qui se proposent de tester des hypothèses grâce à des données recueillies par questionnaires, mais peut aussi concerner une démarche inductive destinée à explorer un phénomène. Encourager à commencer très tôt la collecte des données d’une étude de cas est le plus mauvais conseil qu’on puisse donner. Même pour les recherches exploratoires, la pertinence des données recueillies, tout comme le choix des interlocuteurs ou des sites d’observation, dépend en partie de la compréhension préalable qu’aura le chercheur de son objet d’étude. Cette compréhension s’appuie notamment sur les théories existantes dans le domaine étudié.
Cependant, il ne s’agit pas non plus de tomber dans l’excès inverse qui consisterait à ne pas oser aller sur le terrain sous prétexte que des incertitudes demeurent. L’intérêt majeur d’une étude exploratoire étant l’apport d’éléments nouveaux, cela suppose que tout ne puisse pas être préalablement expliqué par la littérature.
Le mode de recueil des données doit permettre de réunir toutes les informations pertinentes pour répondre à la problématique. Tout comme les méthodes d’analyse, il en existe un grand nombre : questionnaire fermé, observation, protocoles verbaux, entretien ouvert... Certains sont mieux adaptés que d’autres pour collecter un type donné d’information et tous comportent des limites. Un mode de recueil inadéquat peut, lui aussi, conduire à invalider toute la recherche. Par exemple, un questionnaire fermé auto-administré sur un échantillon aléatoire de managers est inadapté pour une recherche qui se propose d’étudier un processus de décision subtil et intangible. Le mode de recueil des données n’est pas nécessairement unique ; plusieurs peuvent être mobilisés simultanément pour augmenter la validité, la fiabilité ou, plus généralement, la qualité des données. Par exemple, des entretiens a posteriori risquent de s’avérer insuffisants pour reconstituer une chronologie d’actions en raison de problèmes liés à la mémoire des répondants. Dans ce cas, l’on peut envisager dès le départ une collecte de documents pour compléter les données issues d’entretiens ou pour les vérifier selon le principe de la triangulation des données.
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